BI: exporte para o Excel, ordene pelo valor e grave as suas visões

Onde: Gerencial > BI

Antes de começar: atualize o IKKI ERP para a versão que traz este recurso. A atualização cria a tabela onde as visões ficam gravadas.

1. Exporte para o Excel

1. Abra o BI em Gerencial > BI e monte a grade do jeito que você quer ver na planilha.
2. Clique em Exportar para Excel, na barra da grade. O arquivo sai em .xlsx e abre no Excel sem aviso de extensão.
3. O cabeçalho da planilha segue o da tela: o nome da dimensão das colunas, os valores de cada nível (janeiro, fevereiro e assim por diante) e a coluna Totais.
4. Os totais saem como fórmulas. As linhas de subtotal e de total usam SUBTOTAL, e as colunas de total somam as colunas da própria planilha. Você altera um valor e o Excel recalcula. Os valores que o BI calcula por fórmula, como percentuais e médias, saem como número.

Para repetir o agrupamento em todas as linhas da planilha, clique com o botão direito na grade e escolha Exportar para Excel (agrupamento em todas as linhas).

2. Ordene pelo valor

1. Clique numa célula da coluna que serve de critério. O botão usa o valor dessa célula para ordenar.
2. Clique em Ordena por fator para ordenar as linhas. O primeiro clique ordena do menor para o maior. O segundo ordena do maior para o menor. O terceiro volta à ordem normal.
3. Use Ordena colunas por fator para ordenar as colunas. Funciona com os mesmos três cliques.
4. A dica do botão mostra a posição em que ele está.

A ordenação vale para todos os níveis do agrupamento e deixa o outro eixo como estava. Os meses, por exemplo, seguem em ordem de calendário.

3. Grave a sua visão

O botão Visões fica no fim da barra de ferramentas, depois do botão 3D. O mesmo menu abre com o botão direito na grade, na opção Visões do BI....

Cada BI tem as suas visões. A visão guarda:

• as dimensões que estão nas linhas e nas colunas, na ordem em que você as deixou;
• o nível aberto de cada eixo;
• os valores visíveis;
• os filtros que você aplicou nas dimensões.

Grave como visão padrão

1. Arrume a grade e aplique os filtros que você quer.
2. Clique em Visões > Gravar como minha visão padrão.
3. Feche o BI e abra de novo. Ele abre com a sua arrumação.

Grave várias visões com nome

1. Clique em Visões > Gravar com nome... e digite o nome.
2. O sistema pergunta se a visão vira o seu padrão e se os outros usuários podem usá-la.
3. As visões gravadas aparecem na lista do menu. As dos colegas aparecem com o nome deles, como (de FULANO).
4. Clique no nome da visão para aplicar.

Remova ou volte ao original

• Remover visão apaga uma visão que você gravou. Você não apaga a visão de um colega.
• Restaurar visão original do BI devolve a arrumação de fábrica e tira os filtros.

Se um campo da visão deixar de existir no BI, o sistema ignora esse campo e aplica o resto.

4. Veja quando o BI está com filtro

1. Com filtro em qualquer dimensão, o título da janela mostra COM FILTROS ATIVOS.
2. O cabeçalho do campo filtrado aparece em itálico.
3. Quando você abre uma visão que tem filtros, o sistema mostra um aviso com os campos filtrados. Os valores filtrados não aparecem na grade.
4. Para ver tudo, clique em Visões > Restaurar visão original do BI.

As imagens usam dados de exemplo.